【印聯(lián)傳媒內(nèi)容摘要】快印行業(yè)的企業(yè)家們，告訴你們一個(gè)印刷企業(yè)管理軟件的應(yīng)用。

　　1、正確認(rèn)識(shí)管理軟件

　　管好"錢"和"人"是連鎖店管理的最高境界，只要把這兩個(gè)問題解決了，其他問題就會(huì)迎刃而解。如何才能做到既管好人又管好錢呢?管理軟件在圖文連鎖店所起到的輔助作用不可小覷。

　　為什么我一直說的都是管理軟件而不是大家通常認(rèn)為的ERP?因?yàn)槲艺J(rèn)為目前市面上所有適用于圖文行業(yè)的管理軟件離ERP還有相當(dāng)遠(yuǎn)的距離，我們先說一下什么是ERP。

　　ERP是EnterpriseResourcePlanning(企業(yè)資源計(jì)劃)的簡(jiǎn)稱。

　　"企業(yè)"，在百度百科中是這樣定義的：在商品經(jīng)濟(jì)范疇，作為組織單元的多種模式之一，按照一定的組織規(guī)律，有機(jī)構(gòu)成的經(jīng)濟(jì)實(shí)體，一般以贏利為目的，以實(shí)現(xiàn)投資人、客戶、員工、社會(huì)大眾的利益最大化為使命，通過提供產(chǎn)品或服務(wù)換取收入。它是社會(huì)發(fā)展的產(chǎn)物，因社會(huì)分工的發(fā)展而成長(zhǎng)壯大。ERP中的企業(yè)，專指職能完善、規(guī)模較大、結(jié)構(gòu)比較復(fù)雜的組織，只有這樣的企業(yè)才能發(fā)揮ERP的效能。

　　"資源"，ERP中的資源不是指自然資源，而是指企業(yè)可以運(yùn)作的所有對(duì)象，如員工、客戶、供貨商、機(jī)器設(shè)備、耗材、現(xiàn)金、應(yīng)收款、企業(yè)文化、生產(chǎn)流程等。

　　"計(jì)劃"，在百度百科中的定義是：在管理學(xué)中，計(jì)劃具有兩重含義，其一是計(jì)劃工作，是指根據(jù)對(duì)組織外部環(huán)境與內(nèi)部條件的分析，提出在未來一定時(shí)期內(nèi)要達(dá)到的組織目標(biāo)以及實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的方案途徑;其二是計(jì)劃形式，是指用文字和指標(biāo)等形式所表述的組織以及組織內(nèi)不同部門和不同成員，在未來一定時(shí)期內(nèi)關(guān)于行動(dòng)方向、內(nèi)容和方式安排的管理事件。

　　ERP中的計(jì)劃有著特別的含義，它是圍繞企業(yè)各類有限的資源進(jìn)行的。ERP絕不是輸入單據(jù)、查詢統(tǒng)計(jì)報(bào)表那么簡(jiǎn)單，它是一個(gè)項(xiàng)目工程，計(jì)劃是它的核心所在。而計(jì)劃恰恰是我們圖文行業(yè)目前所缺少的，但我們可以通過了解ERP的實(shí)施過程來尋求適合自己的管理軟件。

　　曾經(jīng)有幸拜讀了用友的田俊國(guó)寫的關(guān)于ERP項(xiàng)目管理的一本書，其中說到ERP是一把手工程，其實(shí)我們使用的管理軟件何嘗不是一把手工程?景印在使用管理軟件的過程中，幾乎所有的過程全部是我親力親為，所以也因此有了不少的心得。

　　2、選擇合適的管理軟件

　　既然是開連鎖店，那么總部的意義就顯得非同尋常，總部必須要隨時(shí)的充分了解各個(gè)店的資源狀況，實(shí)時(shí)掌握各個(gè)門店的數(shù)據(jù)，各個(gè)店分別做了多少活、收了多少錢、欠了多少錢、花了多少錢，所有的店做了多少、收了多少、花了多少，設(shè)備狀態(tài)、庫(kù)存情況都應(yīng)該有實(shí)時(shí)的數(shù)據(jù)匯總，老板不管身在何處，只要進(jìn)入總部的管理系統(tǒng)，對(duì)各個(gè)部門、各個(gè)門店正在發(fā)生和已經(jīng)發(fā)生的事情一目了然，我想這是每位老板都需要的，所以在選擇軟件的時(shí)候，這個(gè)功能應(yīng)該是首要條件。

　　對(duì)使用者來說，功能清晰是最主要的，這就要求軟件在職位的設(shè)計(jì)上力求完善，圖文公司的職位不外乎前臺(tái)、生產(chǎn)、主管、銷售、店長(zhǎng)、庫(kù)房、財(cái)務(wù)、行政、人力資源，各個(gè)不同的職位必須在軟件上有相對(duì)應(yīng)的功能，這樣才能嚴(yán)格地控制權(quán)限，真正做到各司其職。

　　使用簡(jiǎn)單，我一直信奉最好的管理就是最簡(jiǎn)單的管理，使用太復(fù)雜的管理軟件不適合生產(chǎn)型服務(wù)業(yè)的圖文店。圖文店還有一個(gè)名稱叫快印店，既然叫"快"，那么不僅要求生產(chǎn)快，在生產(chǎn)流程的管理上也要快，要快起來就必須要簡(jiǎn)單，管理軟件使用太復(fù)雜會(huì)給生產(chǎn)員工帶來極大的不便。雖然說管理出效益，但帶來效益的一定是一線員工，所以在選擇軟件的時(shí)候不僅要考慮管理方便，也要讓一線員工用起來方便簡(jiǎn)單。

　　我認(rèn)為一個(gè)好的管理軟件應(yīng)該是包含生產(chǎn)、財(cái)務(wù)、辦公的一體化軟件，而財(cái)務(wù)和辦公恰恰是圖文行業(yè)在選擇軟件時(shí)最容易忽視的問題。沒有嚴(yán)格的營(yíng)收、成本及利潤(rùn)管理控制會(huì)影響連鎖運(yùn)營(yíng)、擴(kuò)張的決策，公司的決策指令不能及時(shí)下達(dá)到各個(gè)店，也會(huì)影響店長(zhǎng)及員工的工作進(jìn)度。但如果一個(gè)公司在管理中要使用三套軟件來進(jìn)行管理，勢(shì)必會(huì)給管理人員帶來諸多不便，這樣的情況在圖文店里很常見。有很多圖文公司，特別是連鎖店，不僅有用于生產(chǎn)開單的收費(fèi)軟件，還有專業(yè)的財(cái)務(wù)軟件和OA管理軟件，其實(shí)我們完全可以選擇一個(gè)集三者為一身的軟件來做好管理。

　　客戶資源共享也是選擇軟件時(shí)必須要考慮的，只有客戶資源共享了才能真正做到客戶跨店消費(fèi)，連鎖經(jīng)營(yíng)客戶資源共享是必須的，也只有做到共享才能真正實(shí)現(xiàn)連鎖。

　　3、合理運(yùn)用管理軟件

　　在管理軟件的運(yùn)用上基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的錄入也是一項(xiàng)很重要的工作，數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性決定了軟件使用的好壞。

　　在使用管理軟件時(shí)，我覺得還有一點(diǎn)是很忌諱的，就是要求軟件公司根據(jù)員工的一些習(xí)慣進(jìn)行修改，本身有些習(xí)慣就是和科學(xué)管理背道而馳的，雖然開發(fā)人員會(huì)因?yàn)橐恍├骊P(guān)系進(jìn)行修改，但這樣會(huì)違背管理軟件設(shè)計(jì)的初衷，景印在使用時(shí)從來沒有要求軟件公司做無謂的修改，而是要求我們的員工改變，因?yàn)槭褂霉芾碥浖哪康木褪菫榱烁淖儾涣剂?xí)慣。

　　使用管理軟件一定會(huì)給連鎖店帶來管理上的變革，在使用連鎖版軟件以前，由于不能及時(shí)地了解各種數(shù)據(jù)，在管理上有鞭長(zhǎng)莫及的感覺，使用后這樣的感覺將不復(fù)存在。但這樣的變革也會(huì)給害怕變革的人造成心理上的壓力，這樣的壓力會(huì)使他抵制軟件的運(yùn)用，這也就是為什么說管理軟件的運(yùn)用是一把手工程，這個(gè)時(shí)候老板的決策就顯得非常重要。管理信息化很重要，特別是連鎖店管理的信息化是圖文行業(yè)發(fā)展過程的必經(jīng)之路。

　　在這篇文章初審時(shí)，編輯問我用的是什么管理軟件，可否告知，思量再三，還是不說為妙，因?yàn)槲耶?dāng)初同意寫專欄的目的是想反思、總結(jié)自己從業(yè)十幾年的過程，盡管我們現(xiàn)在很享受管理軟件帶來的便利，但不想有幫軟件公司做廣告之嫌，此文也無推薦之意。